System ImCRM umożliwia agregację w jednym miejscu całej korespondencji pracowników firmy z danym Klientem.

Moduł poczta podłącza się do skrzynek zdefiniowanych w systemie i przyporządkowuje wiadomości do Kontaktów (Firm i Osób) zgromadzonych w systemie ImCRM. Dzięki czemu na karcie Kontaktu, pracownik posiada dostęp do pełnej historii korespondencji z danym Klientem (zarówno jego jak i pozostałych współpracowników).

Dodanie skrzynki pocztowej

WAŻNE: Do korzystania z poczty wymagane jest do obsługi poczty użycie protokołu IMAP.  

Aby dodać swoją skrzynkę pocztową należy wejść do edycji swojego Profilu. W tym celu naciskamy na odnośnik znajdujący się w prawym górnym rogu: swoje Imię i nazwisko.

Po wejściu do profilu w bloku IMAP: wpisujemy dane skrzynki pocztowej:

• Host – nazwa hosta dla poczty przychodzącej
• Port – port dla hosta poczty przychodzącej
• E-mail – adres e-mail konfigurowanej skrzynki (jeśli twoja skrzynka to Gmail – czytaj poniżej)
• Hasło – hasło dostępu do konfigurowanej skrzynki pocztowej

Powyższe dane można uzyskać od hostingodawcy, u którego utrzymywana jest skrzynka pocztowa.

Po wypełnieniu powyższych pól, naciskamy na guzik Sprawdź połączenie.

Jeśli wszystkie dane są prawidłowe wyświetli się okno z listą folderów dostępnych w skrzynce pocztowej.  

W powyższym oknie wybieramy foldery, które będą synchronizowane z systemem CRM (są to foldery, z których system będzie pobierał pocztę do systemu).

Należy zaznaczyć dwa główne foldery: Inbox oraz Send (są to najczęstsze nazwy folderów z pocztą przychodzącą oraz wysłaną, foldery mogą nazywać się inaczej w zależności od systemu pocztowego.).

Jeżeli potrzebujemy synchronizować inne foldery możemy je też zaznaczyć.

Po wybraniu folderów naciskamy guzik Zapisz.

Aby zapamiętać wszystkie wpisane dane naciskamy kolejno guzik Zapisz dostępny w edycji profilu.

Po dodaniu poczty system automatycznie synchronizuje skrzynkę z obecną bazą kontaktów.

Po każdym dodaniu nowego e-maila do Kontaktu ImCRM automatyczne pobierze wszystkie wiadomości e-mail, które dotyczyły danej osoby.

Pobieranie wiadomości ze skrzynek pocztowych odbywa się w tle, niezależnie od pracy systemu CRM. Z tego względu e-maile pokazywać się będą z opóźnieniem w zależności od wielkości skrzynki, opóźnienie może trwać do kilku do kilkunastu minut.

WAŻNE DLA POSIADACZY SKRZYNEK GMAIL:

Dla skrzynek Gmail zostało wprowadzone zabezpieczenie uniemożliwiające pobieranie z nich danych z nieautoryzowanych aplikacji.
Aby zezwolić na pobranie danych, trzeba najpierw włączyć opcję: Dostęp dla mniej bezpiecznych aplikacji.

 Aby to wykonać wchodzimy na stronę: https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps

Po włączeniu opcja działa po kilku minutach.

Należy również zwrócić uwagę, aby wyłączyć protokół IMAP w ustawieniach konta Gmail (w starych kontach czasami jest wyłączony).